ОСТАВЬТЕ ЗАЯВКУ
  • Главная
    »
  • Блог
    »
  • Электронная КУДиР для ИП: как вести книгу учета доходов и расходов онлайн
17.09.2026 • 8 минут чтения

Электронная КУДиР для ИП: как вести книгу учета доходов и расходов онлайн

  • Мария Кириченко
    Эксперт по автоматизации налогового учета, руководитель продуктов «КУДиР» и «Отчетность» в компании «Эвотор»
КУДиР на УСН разрешено вести в электронном виде — это прямо предусмотрено порядком заполнения, утвержденным ФНС. Предприниматель сам решает, чем пользоваться: бумажной книгой, таблицей Excel, учетной программой или онлайн-сервисом. Но при любом варианте важно соблюдать установленную форму, хронологию записей и требования к итоговому экземпляру. Поэтому независимо от способа ведения важно соблюдать требования к форме и заполнению книги.

Разобраться в форматах можно: у каждого свои плюсы, ограничения и объем ручной работы. В статье сравним четыре инструмента для ведения КУДиР, разберем процесс работы с электронной версией и расскажем, что делать по итогам года. Материал посвящен КУДиР для УСН. Для патентной системы используется отдельная Книга учета доходов, и это разные документы.

Коротко

  • ИП и компании на УСН вправе вести КУДиР на бумаге или в электронном виде — оба варианта законны.
  • Для электронной книги подойдут Excel, бухгалтерская программа или онлайн-сервис. Главное — форма и содержание записей должны отвечать актуальным требованиям ФНС.
  • Операции заносят в хронологическом порядке, каждую подтверждают первичным документом. Способ ведения не снимает ответственности за полноту и достоверность учета.
  • На каждый налоговый период оформляют отдельную книгу. Прошлогодняя для нового года не подходит.
  • По окончании года электронную версию распечатывают, нумеруют страницы, прошивают и подписывают. Печать ставят, если она есть.
  • КУДиР не прикладывают к декларации по УСН. Но книга должна быть под рукой — налоговая может запросить ее при проверке.
  • Excel удобен при небольшом потоке операций. Если данные поступают из кассы и банка, а сверка отнимает много времени, имеет смысл присмотреться к онлайн-сервису.

Содержание

Что такое электронная КУДиР
Можно ли вести КУДиР в электронном виде
Бумага, Excel, программа или сервис: что подойдет вашему бизнесу
Как вести КУДиР онлайн
Что проверить перед завершением налогового периода
Как исправлять ошибки в электронной КУДиР
Нужно ли распечатывать электронную КУДиР
На что смотреть при выборе способа или сервиса
Как Эвотор помогает вести КУДиР
Часто задаваемые вопросы

Что такое электронная КУДиР

Открывать книгу стоит сразу после того, как начал действовать патент. Именно с этой даты в нее заносят все поступления по соответствующему виду деятельности. Откладывать заполнение до конца срока патента — не лучшая идея: восстановить все операции задним числом гораздо сложнее, чем делать записи постепенно.

Для каждого нового патента оформляют отдельную книгу. Не имеет значения, выдан он на месяц, полгода или почти на весь год, — документ ведут только в пределах срока его действия. После окончания одного патента книгу закрывают, а при получении следующего начинают новую.

Если хотите подробнее разобраться в правилах учета на ПСН, посмотрите материал «Учет для ИП на патенте».

Для объекта «Доходы» есть отдельная инструкция с нюансами заполнения.

Можно ли вести КУДиР в электронном виде

Да, налоговая не требует обязательного заполнения "от руки". Пункт 3 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 07.11.2023 No ЕА-7-3/816@, разрешает вести КУДиР как на бумаге, так и в электронном формате.

Правила от способа не зависят. Записи делают на русском языке, в хронологическом порядке и каждую подтверждают первичным документом. Используют форму КУДиР, которая действует с 2024 года. На каждый новый налоговый период открывают отдельную книгу.

В течение года удобно работать с электронной версией, но по окончании налогового периода ее необходимо распечатать, пронумеровать страницы, прошнуровать и подписать. Поставить печать при наличии.

Бумага, Excel, программа или сервис: что подойдет вашему бизнесу

У каждого способа ведения КУДиР есть свои особенности. Какой подойдет — зависит не от моды или «современности», а от того, сколько операций в бизнесе, откуда они приходят и сколько времени вы готовы тратить на рутину.

Выбор формата — вопрос удобства в конкретных условиях. Если операций немного и вы уверены в своей внимательности, бумага или Excel вполне рабочие варианты. Когда данных становится больше, а ручная сверка начинает отнимать часы, стоит присмотреться к онлайн-сервису с автоматической загрузкой. Универсального победителя нет: все зависит от количества операций, источников данных, необходимости совместной работы и готовности тратить время на ручную проверку.

Как вести КУДиР онлайн

Чтобы вести электронную книгу без лишней головной боли, достаточно один раз настроить процесс и дальше просто его придерживаться. Вот пошаговая схема, которая поможет ничего не упустить.
  • Выберите актуальную форму и инструмент
    Сначала решите, в чем будете вести книгу: Excel, бухгалтерская программа или онлайн-сервис. От выбора зависит, сколько операций придется вносить вручную, а сколько подгрузится автоматически.

    Затем убедитесь, что используете актуальную форму КУДиР. В 2026 году актуальна форма, утвержденная приказом ФНС от 07.11.2023 No ЕА-7-3/816@. Если работаете в Excel — проверьте шаблон сами. В бухгалтерских программах и онлайн-сервисах форма обычно обновляется автоматически, но на всякий случай лучше убедиться, что у вас свежая версия.
  • Соберите источники данных
    Посмотрите, откуда приходят сведения для книги:
    • расчетный счет — выписки по безналичным поступлениям и оплатам;
    • онлайн-касса — данные о наличных расчетах;
    • первичные документы — кассовые чеки, банковские документы, акты, накладные, УПД и другие документы, подтверждающие операцию;
    • другие системы, которые использует бизнес.
    Так станет понятно, какие операции попадают в книгу автоматически, а какие придется вносить вручную.
  • Вносите операции в хронологическом порядке
    Порядок заполнения требует отражать хозяйственные операции строго по датам, каждую подтверждают первичным документом. Графы заполняют на русском языке.
  • Проверяйте, какие доходы и расходы относятся к УСН
    Не все поступления учитываются при расчете налога — например, полученные кредиты и займы. Если бизнес совмещает УСН и ПСН, для патента ведут отдельную Книгу учета доходов. Смешивать их нельзя.

    Подробнее о том, что и как заполнять в каждой графе в отдельной инструкции: «Как заполнить КУДиР для ИП на УСН».
  • Регулярно сверяйте записи
    Представим, что за месяц в банке прошло 80 операций. В рабочем файле оказалось 78. Такая сверка сразу показывает, что две операции нужно найти и разобраться с ними. Через год сделать то же самое будет намного сложнее.
  • По окончании года сформируйте итоговый экземпляр
    Электронную книгу распечатывают, нумеруют страницы, прошнуровывают, подписывают и при наличии ставят печать. Новый налоговый период — новая книга. Хранить ее нужно вместе с первичными документами.

Что проверить перед завершением налогового периода

Какой бы способ ведения КУДиР вы ни выбрали — бумага, Excel, программа или онлайн-сервис, — требования к заполнению книги одинаковы. Далее, чек-лист, по которому удобно проверять себя в течение года и перед тем, как сформировать итоговый экземпляр:

  • Используется действующая форма;
  • Все операции внесены;
  • Основание каждой записи. У каждой записи должен быть первичный документ: чек, выписка, акт, накладная . Без него запись в книге не подтвердить.
  • Язык и хронология. Все записи — на русском языке, строго по датам . Нельзя записать сегодняшнюю операцию вчерашним числом или наоборот.
  • Учтены сведения из всех источников;
  • Исправления оформлены по правилам;
  • Подготовлена бумажная версия;
  • Страницы пронумерованы и прошнурованы;
  • На последней странице указано их количество;
  • Итоговый экземпляр подписан ИП;
  • Печать поставлена, если она используется.

Как исправлять ошибки в электронной КУДиР

Исправления в КУДиР должны быть обоснованы и подтверждены подписью ИП с указанием даты.
В электронных сервисах способ корректировки зависит от функциональности конкретного инструмента. Это может быть изменение записи или корректирующая операция. После внесения правок важно проверить итоговые данные книги — они должны быть верными.

Нужно ли распечатывать электронную КУДиР

Да, по окончании налогового периода электронную книгу выводят на бумажный носитель. Это прямое требование пункта 4 Порядка заполнения, утвержденного приказом ФНС от 07.11.2023 No ЕА-7-3/816@ .
В течение года можно спокойно работать с электронной версией. Распечатывать ее каждый месяц или квартал не нужно. Бумажный экземпляр готовят один раз — после завершения налогового периода .
Оформляют его так же, как и книгу, которую изначально вели на бумаге:

  • страницы нумеруют и прошивают;
  • на последней странице указывают общее количество листов;
  • ИП ставит подпись;
  • печать — при наличии.
КУДиР не входит в пакет документов, который подают вместе с декларацией по УСН . Но хранить ее необходимо: налоговая вправе запросить книгу при проверке . По общему правилу срок хранения — пять лет после окончания налогового периода (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

На что смотреть при выборе способа или сервиса

Чтобы выбрать наиболее подходящий инструмент для организации учета, сверьтесь по нескольким критериям и тогда станет понятно, подходит он вам или нет.
  • Откуда берутся данные
    Оцените свои источники: касса, банк, ручные операции. Если операций немного и вы готовы вносить их вручную — подойдет и Excel. Если данные поступают постоянно и из разных мест — сервис с автоматической загрузкой избавит от лишней работы.
  • Как выгрузить итоговую книгу
    Важно, чтобы инструмент позволял получить готовый экземпляр для печати: с нумерацией страниц, в понятном формате (PDF, Excel или другом). Если выгрузка неудобная или приходится дорабатывать файл вручную — это лишнее время.
  • Как исправлять ошибки и сохранять историю
    В электронной книге должна оставаться возможность отследить, что менялось. Уточните, как вносить правки: через редактирование записи, корректирующую операцию или сторно. И главное — остается ли след изменений.
  • Резервное копирование и доступ
    Если файл хранится только на компьютере, есть риск потерять данные. В сервисах обычно есть автоматическое сохранение и резервные копии. Если работаете с бухгалтером — проверьте, можно ли будет дать ему доступ к книге.
  • Поддержка объекта УСН и совмещения режимов
    КУДиР едина для обоих объектов УСН, но заполняемые разделы отличаются. Если совмещаете с патентом, понадобится раздельный учет. Убедитесь, что инструмент это позволяет.
  • Сверка и поиск дублей
    Полезная функция, особенно при большом потоке операций. Если сервис помогает находить пропуски или задвоенные записи — меньше работы вручную.
  • Кто отвечает за финальную проверку
    Даже при автоматической загрузке данных конечная ответственность за правильность учета остается за предпринимателем или бухгалтером. Сервис — помощник, а не замена.

Как Эвотор помогает вести КУДиР

Для предпринимателей, которые хотят сократить ручную работу, есть сервис, интегрированный с кассой и банком. Эвотор помогает автоматизировать ведение КУДиР для ИП на УСН без сотрудников.

Данные с касс Эвотора поступают в книгу учета автоматически. Это касается и наличных расчетов, и безналичных платежей — операции, прошедшие через смарт-терминал, попадают в КУДиР без дополнительных действий со стороны предпринимателя. Банковские выписки тоже можно загружать в сервис: для клиентов Сбербанка и Альфа-Банка доступна автоматическая загрузка, для других банков — импорт выписки.

Операции, загруженные из кассы или банка, можно редактировать и добавлять вручную, если нужно что-то уточнить или внести корректировку . На основе собранных данных сервис формирует КУДиР по актуальной форме, помогает рассчитать налог и подготовить декларацию по УСН.
Начните вести КУДиР онлайн — попробовать сервис Эвотора.

Часто задаваемые вопросы

Источники

ФНС России
Налоговый кодекс РФ
Минфин РФ
Ведите книгу учета доходов без лишней ручной работы
Автоматизируйте учет доходов и расходов и формируйте КУДиР без ручного переноса операций
Попробовать сервис